Metodología GTD de David Allen  

Como comentábamos, en paralelo a los sistemas que estudian la gestión de la información personal, a principios de los años 2000 se popularizan métodos como el de David Allen GTD (Getting Things Done) que se centran más en productividad y su gestión.

David Allen lo desarrolló como un sistema de gestión de la vida profesional y personal. Se basa en la creencia de que el cerebro está hecho para producir ideas en lugar de almacenarlas. 

Pretende ayudar a sistematizar el desorden del cerebro y lograr que nuestros propósitos se realicen. Su metodología se sustenta en una verdad muy simple: cuanta más información tengamos en la la cabeza, más difícil es decidir qué necesita nuestra atención. En consecuencia, se gasta más tiempo pensando en las tareas que haciéndolas. Cuando la información se acumula en el cerebro, conduce a sensaciones de estrés, agobio e incertidumbre.  

David Allen llegó a la conclusión de que nuestro cerebro es mucho más eficiente procesando información que almacenándola. Su método GTD explica cómo volcar todo el desorden mental en un sistema externo que luego se puede organizar para concentrarse en las cosas adecuadas en los momentos adecuados. Cuando el flujo de trabajo GTD esté configurado correctamente, podremos responder con seguridad a la pregunta “¿en qué debería estar trabajando?” en cualquier momento dado y sin preocuparnos por la posibilidad de olvidar algo importante que tengamos que hacer más tarde. Este sistema, además de ser eficaz procura control sobre lo que hacemos, sensación del mismo, eficiencia y disminuye la ansiedad y el estrés.  

Si sentimos seguridad en el sistema, dejaremos de preocuparnos por él y nos centraremos en aquello que queremos hacer, aquello para lo cual hemos desarrollado precisamente este sistema. Se desarrolla para ayudarnos a cumplir los objetivos que nos hemos propuesto y ha de ser suficientemente sólido para que confiemos en él y nos aporte seguridad. 

El cerebro funciona reservando parte de nuestra atención a las tareas inconclusas. Cuantas más tengamos, más sensación de inquietud o estrés sentiremos. Sin embargo, podemos engañar al cerebro, podemos liberar en parte ese ruido, esa inquietud. Si escribimos (de forma convincente) esas tareas pendientes, esas ideas que nos rondan por la cabeza, conseguimos que desaparezcan de la categoría de "inconclusas", de alguna manera, engañamos a nuestro cerebro. Es el principio sobre el que se ha desarrollado el método GTD de David Allen, y funciona (Efecto Zeigarnik).  

No profundizaremos aquí en el método, quien lo quiera hacer no tiene más que recurrir a las publicaciones de David Allen o usar un buscador de internet. Para finalizar, diremos que GTD es más que una herramienta, es un conjunto de comportamientos y compromisos consigo mismo que el autor desarrolla en unas fases que define como capturar, aclarar, organizar, reflexionar y pasar a la acción.